به DABIR CENTER خوش آمدید

شاید تا چند سال پیش مفهوم  Web Application غیر قابل باور می نمود و اگر در سالهای نه چندان دور از کسی می پرسیدید که آیا می تواند نرم افزاری را که با یک مرورگر کار کند را تصور کند ، تنها با چهره ای بهت زده که شما را نگاه می کرد مواجه می شدید. اما واقعیت این است که در چند سال اخیر با تغییر رویکرد در دانش مهندسی نرم افزار و رشد روز افزون فنآوری در این عرصه ، بسیاری از چیزهایی که تا روزی به رویا می نمود ، اکنون به گونه ای به واقعیت پیوسته است که گویی همواره یکی از اجزای همیشگی زندگی ما بوده اند. شاخص ترین نمونه برای پیشرفت فوق ، اینترنت است. فناوری اینترنت در چند سال اخیر با چنان رشدی مواجه بوده است که به جرئت می توان ادعا کرد که اگر کسی ۱۰ سال در حالت بیهوشی کامل قرار داشت و امروز مجددا بیدار می شد ، با دنیای امروز و تغییران آن بیگانگی می کرد.

 در شرایط دائماً در حال تغییر ما نیز باید تغییر نمائیم ، و گر نه بهای سنگینی  بابت عدم  تغییر پرداخت خواهیم کرد. ( دکترنوردال، رئیس اتحادیه جهانی علم و بهره وری: پیام مدیریت). امروزه ارتباطات ومکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی، به دلیل گسترش و توسعه روز افزون تغییرات فناوری در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی و لزوم پاسخگویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات کاملاً متحول شده است. بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین ، از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره  فراهم می سازد. مسلماً با تسهیل فرایند انجام کارها ، یکی از اهداف هر سازمان که همانا رضایت ارباب رجوع و افزایش بهره وری منابع انسانی است ، حاصل می شود. بنابراین تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی ، 2 شاخص کارایی و اثربخشی را نیز در بر دارد و چون بهره وری تلفیقی از کارایی: درست انجام دادن کارها و یا انجام دادن کارهای درست و اثر بخشی: کارهای درست انجام دادن و یا انجام دادن کارهای درست است ، یعنی هم متضمن کارایی است و هم اثر بخشی .

امروزه همه ما کم و بيش با مفهوم سند آشنا هستيم و اهميت آن را درک مي کنيم. همان قدرکه سند براي ما يک مفهوم آشناست، اما«داده پيام »غريبه و بيگانه است. امابا روند رو به رشدي که دنياي مجازي در پيش گرفته است، دير يا زود با «داده پيام» در زندگي روزمره خود برخورد خواهيم داشت. پس چه بهتر است که از قبل با آن آشنا شويم تا از ناآگاهي ما سوءاستفاده نشود.

بهترين راه براي درک مفهوم «داده پيام »آن است که بدانيم «داده پيام » همان سند است؛ اما اولي مربوط به دنياي مجازي و ارتباطات الکترونيکي است و دومي مربوط به زماني است که کاغذ و نوشته بدون رقيب در روابط مردم مورد استفاده قرار مي گرفت.

مقایسه کوتاه :

سیستم سنتی مکاتبات اداری و سیستم های الکترونیکی

در این مقایسه کوتاه مروری اجمالی خواهیم داشت به :

- معایب سیستم سنتی
- اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی
- مزایا و کاربردهای اتوماسیون اداری درسازمان
- نتایج مادی و معنوی حاصل ازبکارگیری سیستم اتوماسیون اداری درسازمان 
- نقش مدیران ارشد  دربکارگیری و استفاده ازسیستم های نوین مکاتبات اداری
- نقش آموزش دربکارگیری سیستم های نوین مکاتبات اداری

امروزه بشر با نیازمندی های جدیدی در حوزه فرهنگ  و تمدن مواجه است که همه ابعاد زندگی وی تحت تأثیر آن ها قرار گرفته است .  فرهنگ و تمدنی جهانی شده؛ به مثابه اینکه همه انسان ها در تمام مناطق کره زمین در دهکده ای کوچک می زیند و با یکدیگر ارتباطی تنگاتنگ دارند. ابزار ارتباط در این دهکده به وسیله فناوری‏ های نوین ارتباطی میسر می‏ گردد. کامپیوتر، ماهواره، اینترنت و نسل جدید رسانه ها ، هم اکنون در اختیار همه افراد این دهکده جهانی کم و بیش قرار دارند.

یکی از آرمان‌های نظام‌های‌های مدیریت بشری پس از ظهور دولت‌های مردم‌سالار، پاسخگویی هوشمندانه، مستند و بدون محدودیت به ملت‌ها بوده است. علی‌رغم آنکه تحقق چنین مفاهیمی در ذهن بشر همیشه غریب می‌نمود، امروزه با تحولات مفهومی و فنی رخ داده در سیستم‌های اطلاعاتی، به‌ویژه سیستم‌های مدیریت سوابق سازمانی یا دبیرخانه‌ای تحقق چنین آرزوهای بلندپروازانه‌ای دور از دسترس نمی‌باشد.

با گذشت زمان و ورود به دنیای نو بسیاری از عرصه‏ ها و حوزه‏ های کاری متحول شده اند؛ دبیرخانه‏ ها هم از این تحول مستثنا نبوده و تغییراتی در ابعاد متعدد آن رخ داده است. یکی از این رهاوردها ورود فناوری‏های نوین به این واحد سازمانی است. مانایی و پویایی دبیرخانه‏ ها الزامات و بایسته‏ هایی دارد که همانا یکی از این بایسته‏ ها به روزبودن و انطباق با شرایط جدید است.

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط وبهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت های آنها مجهز شدن این سازمان ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم هایاطلاعاتی و فناوری اطلاعات است

 در این میان از دهه ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیت های اداری وبازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم های اطلاعاتی و تکامل سیستم های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.