امروزه بشر با نیازمندی های جدیدی در حوزه فرهنگ  و تمدن مواجه است که همه ابعاد زندگی وی تحت تأثیر آن ها قرار گرفته است .  فرهنگ و تمدنی جهانی شده؛ به مثابه اینکه همه انسان ها در تمام مناطق کره زمین در دهکده ای کوچک می زیند و با یکدیگر ارتباطی تنگاتنگ دارند. ابزار ارتباط در این دهکده به وسیله فناوری‏ های نوین ارتباطی میسر می‏ گردد. کامپیوتر، ماهواره، اینترنت و نسل جدید رسانه ها ، هم اکنون در اختیار همه افراد این دهکده جهانی کم و بیش قرار دارند.

یکی از آرمان‌های نظام‌های‌های مدیریت بشری پس از ظهور دولت‌های مردم‌سالار، پاسخگویی هوشمندانه، مستند و بدون محدودیت به ملت‌ها بوده است. علی‌رغم آنکه تحقق چنین مفاهیمی در ذهن بشر همیشه غریب می‌نمود، امروزه با تحولات مفهومی و فنی رخ داده در سیستم‌های اطلاعاتی، به‌ویژه سیستم‌های مدیریت سوابق سازمانی یا دبیرخانه‌ای تحقق چنین آرزوهای بلندپروازانه‌ای دور از دسترس نمی‌باشد.

با گذشت زمان و ورود به دنیای نو بسیاری از عرصه‏ ها و حوزه‏ های کاری متحول شده اند؛ دبیرخانه‏ ها هم از این تحول مستثنا نبوده و تغییراتی در ابعاد متعدد آن رخ داده است. یکی از این رهاوردها ورود فناوری‏های نوین به این واحد سازمانی است. مانایی و پویایی دبیرخانه‏ ها الزامات و بایسته‏ هایی دارد که همانا یکی از این بایسته‏ ها به روزبودن و انطباق با شرایط جدید است.