شاید تا چند سال پیش مفهوم  Web Application غیر قابل باور می نمود و اگر در سالهای نه چندان دور از کسی می پرسیدید که آیا می تواند نرم افزاری را که با یک مرورگر کار کند را تصور کند ، تنها با چهره ای بهت زده که شما را نگاه می کرد مواجه می شدید. اما واقعیت این است که در چند سال اخیر با تغییر رویکرد در دانش مهندسی نرم افزار و رشد روز افزون فنآوری در این عرصه ، بسیاری از چیزهایی که تا روزی به رویا می نمود ، اکنون به گونه ای به واقعیت پیوسته است که گویی همواره یکی از اجزای همیشگی زندگی ما بوده اند. شاخص ترین نمونه برای پیشرفت فوق ، اینترنت است. فناوری اینترنت در چند سال اخیر با چنان رشدی مواجه بوده است که به جرئت می توان ادعا کرد که اگر کسی ۱۰ سال در حالت بیهوشی کامل قرار داشت و امروز مجددا بیدار می شد ، با دنیای امروز و تغییران آن بیگانگی می کرد.

 در شرایط دائماً در حال تغییر ما نیز باید تغییر نمائیم ، و گر نه بهای سنگینی  بابت عدم  تغییر پرداخت خواهیم کرد. ( دکترنوردال، رئیس اتحادیه جهانی علم و بهره وری: پیام مدیریت). امروزه ارتباطات ومکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی، به دلیل گسترش و توسعه روز افزون تغییرات فناوری در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی و لزوم پاسخگویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات کاملاً متحول شده است. بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین ، از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره  فراهم می سازد. مسلماً با تسهیل فرایند انجام کارها ، یکی از اهداف هر سازمان که همانا رضایت ارباب رجوع و افزایش بهره وری منابع انسانی است ، حاصل می شود. بنابراین تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی ، 2 شاخص کارایی و اثربخشی را نیز در بر دارد و چون بهره وری تلفیقی از کارایی: درست انجام دادن کارها و یا انجام دادن کارهای درست و اثر بخشی: کارهای درست انجام دادن و یا انجام دادن کارهای درست است ، یعنی هم متضمن کارایی است و هم اثر بخشی .

امروزه همه ما کم و بيش با مفهوم سند آشنا هستيم و اهميت آن را درک مي کنيم. همان قدرکه سند براي ما يک مفهوم آشناست، اما«داده پيام »غريبه و بيگانه است. امابا روند رو به رشدي که دنياي مجازي در پيش گرفته است، دير يا زود با «داده پيام» در زندگي روزمره خود برخورد خواهيم داشت. پس چه بهتر است که از قبل با آن آشنا شويم تا از ناآگاهي ما سوءاستفاده نشود.

بهترين راه براي درک مفهوم «داده پيام »آن است که بدانيم «داده پيام » همان سند است؛ اما اولي مربوط به دنياي مجازي و ارتباطات الکترونيکي است و دومي مربوط به زماني است که کاغذ و نوشته بدون رقيب در روابط مردم مورد استفاده قرار مي گرفت.

مقایسه کوتاه :

سیستم سنتی مکاتبات اداری و سیستم های الکترونیکی

در این مقایسه کوتاه مروری اجمالی خواهیم داشت به :

- معایب سیستم سنتی
- اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی
- مزایا و کاربردهای اتوماسیون اداری درسازمان
- نتایج مادی و معنوی حاصل ازبکارگیری سیستم اتوماسیون اداری درسازمان 
- نقش مدیران ارشد  دربکارگیری و استفاده ازسیستم های نوین مکاتبات اداری
- نقش آموزش دربکارگیری سیستم های نوین مکاتبات اداری

امروزه بشر با نیازمندی های جدیدی در حوزه فرهنگ  و تمدن مواجه است که همه ابعاد زندگی وی تحت تأثیر آن ها قرار گرفته است .  فرهنگ و تمدنی جهانی شده؛ به مثابه اینکه همه انسان ها در تمام مناطق کره زمین در دهکده ای کوچک می زیند و با یکدیگر ارتباطی تنگاتنگ دارند. ابزار ارتباط در این دهکده به وسیله فناوری‏ های نوین ارتباطی میسر می‏ گردد. کامپیوتر، ماهواره، اینترنت و نسل جدید رسانه ها ، هم اکنون در اختیار همه افراد این دهکده جهانی کم و بیش قرار دارند.

یکی از آرمان‌های نظام‌های‌های مدیریت بشری پس از ظهور دولت‌های مردم‌سالار، پاسخگویی هوشمندانه، مستند و بدون محدودیت به ملت‌ها بوده است. علی‌رغم آنکه تحقق چنین مفاهیمی در ذهن بشر همیشه غریب می‌نمود، امروزه با تحولات مفهومی و فنی رخ داده در سیستم‌های اطلاعاتی، به‌ویژه سیستم‌های مدیریت سوابق سازمانی یا دبیرخانه‌ای تحقق چنین آرزوهای بلندپروازانه‌ای دور از دسترس نمی‌باشد.

با گذشت زمان و ورود به دنیای نو بسیاری از عرصه‏ ها و حوزه‏ های کاری متحول شده اند؛ دبیرخانه‏ ها هم از این تحول مستثنا نبوده و تغییراتی در ابعاد متعدد آن رخ داده است. یکی از این رهاوردها ورود فناوری‏های نوین به این واحد سازمانی است. مانایی و پویایی دبیرخانه‏ ها الزامات و بایسته‏ هایی دارد که همانا یکی از این بایسته‏ ها به روزبودن و انطباق با شرایط جدید است.

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط وبهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت های آنها مجهز شدن این سازمان ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم هایاطلاعاتی و فناوری اطلاعات است

 در این میان از دهه ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیت های اداری وبازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم های اطلاعاتی و تکامل سیستم های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.

برخی افراد می خواهند سرعت تایپ خود را بالا ببرند اما باید توجه داشته باشند که برای این کار نمی توان در چند هفته سرعت تایپ را به سرعت نوشتن با خودکار رساند.

با انجام چهار ترفند و آموزش کاربردی می توانید تا حد قابل توجه ای سرعت تایپ تان را افزایش دهید

مکاتبات اداری یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که در نهایت قسمت عمده آن به اسناد ومدارک با ارزش سازمان تبدیل می شود.

 باتوجه به اهمیت مکاتبات اداری و سهم بزرگ آن در پیش برد هدف یااهداف مورد نظر لازم است که به اصولی که رعایت آنها باعث گردش صحیح کار و افزایش کارایی می شود توجه کرد.

 در هر سازمانی واحدی به نام دبیرخانه یا دفتر وجود دارد که برقراری ارتباط اداری سازمان متبوع با واحدهای داخلی و سایر سازمانها از طریق تبادل اطلاعات از وظایف آن می باشد.

نرم‌افزارهای اداری بخشی ازنرم‌افزارهای کاربردی هستند که به اتوماسیون فرایندهای یک سازمان در حوزه خدمات اداری می‌پردازند.

 سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری ازطریق فناوری اطلاعات حمایت می‌کند.

سیستم‌های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشیبه وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیام ها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند.

کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می‌تواند به مدیر سود برساند.

 بسیاری از نرم‌افزارهای اداری در واقع سیستم های اطلاعات اداری (MIS) یا از زیر گروه آن ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) هستند.

تعیین مرزهای دقیق و تفاوت های این نرم‌افزارها با دیگر سیستم‌های مدیریت اطلاعات امکان پذیر نیست و عنوان نرم‌افزارهای اداری باید اندکی با تامل استفاده شود.

فایل های دیجیتال نسبت به اسناد فیزیکی دارای برتری هایی است  که قابل تصور همگان است و ما در این مقاله ۵ دلیل برای اینکه چرا شما باید قفسه ها را به فایل های دیجیتالی تبدیل و یا حداقل از فایل دیجیتال به عنوان نسخه پشتیبان استفاده کنید را بیان می کنیم پس با ما همراه شوید .......

امروزه همه چیز در حال دیجیتالی شدن است. بسیاری از شرکت های تجاری، کوچک یا بزرگ، اسکن را یک راه عالی برای صرفه جویی،نگه داری، و محافظت از اسناد مهم خود می دانند. اسکن و بایگانی اسناد به عنوان یک کار بزرگ در سراسرجهان شناخته شده است زیرا بدون توجه به آنچه اتفاق می افتد، اسناد به صورت امن و بایگانی شده در محل های مختلف(نسخه های پشتیبان) وجود دارند. شرکت هایی که در اسکن سند تخصص دارند می دانند که چگونه به درستی نسخه ی پشتیبان از فایلها و پرونده های شما بگیرند به طوری که اگر به دلیل خرابی کامپیوتر و یا هرفاجعه ی دیگری در هر شرکت تجاری و یا اداری در هر زمان اتفاق بیفتد مشکلی برای اسناد و مدارک شما به وجود نیاید.

 سیستم‌های اطلاعاتی بازوهای موثری در سازمان‌ها هستند که با زیر سیستم‌ها، برنامه‌ها و نرم‌افزارهای مختلف و با کارایی‌های متفاوتی، هر کدام به بخشی از نیازهای اطلاعاتی مدیران و سازمان‌ها پاسخ می‌دهند.

سیستم اطلاعاتی اتوماسیون آماری که از جمله سیستم‌های Transaction Processing System TPS یا پردازش رخداد است، می‌تواند به عنوان سیستم‌های تصمیم یار در اختیار سازمان‌ها ومدیران قرار گیرد تا با کمک آن داده‌ها و آمارهای تولیدی سازمان متبوع خود را در همان محل عملیات ثبت، دسته‌بندی و منتقل کنند تا پس از آن توسط حوزه فرماندهی یا ستادی سازمان مورد پردازش و تحلیل قرار گرفته و سپس در اختیار کاربران دورن و برون سازمان قرار گیرد.

اشاره :

از اوایل دهه ۱۹۹۰، ظهور نرم افزارهایی یكپارچه تحت عنوان ERP با هدف قرار دادن سازمان‌های بزرگ، توسعه بسیاری پیدا كردند. این نرم افزارهای بسیار قدرتمند، پیچیده و گران‌قیمت، سیستم­ های از پیش طراحی شده­ای هستند كه پس از اعمال تغییراتی كه توسط مشاوران پیاده‌ساز و مشاوران تحلیل فرایندهای سازمانی در آنها داده می­ شود، پیاده‌سازی و اجرا می­ شوند. در بسیاری از موارد، سازمان­ ها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاكم بر این نرم‌افزارها، مجبور به اصلاح و بازبینی مجدد فرایندهای خود هستند.

این نرم‌افزارها برخلاف نرم‌افزارهای قدیمی كه در سازمان­ ها و از طریق واحدهای مختلف سازمانی توسعه می­ یافتند، مجموع ه­ای یكپارچه‌اند كه دارای ماژول­ های مختلف كاری هستند.

در چند دهه اخیر ابداع روش های ارتباطی و تغییر نوع رفتار های ارتباطی با به وجود آمدن روش ها و تکنولوژی های جدید و تاثیر آن در زندگی و کار بشرغیر قابل انکار است بوجود آمدن شبکه های ارتباطی و گسترش آنها مانند اینترنت وماهوارها باعث شده است که مرزها روز به روز کوچکتر شود و شرایط کار و کسب در آمدتغییر کند و مردم دروافتاده ترین نقاط دنیا بتوانند براحتی با دیگر مردم جهان ارتباط برقرار کنند براحتی بتوانند از اخبار سایر نقاط دنیا با خبر شوند

در این مقاله تلاش می شود تا با تعریفی صحیح از مقوله فن آوریاطلاعات و ارتباطات و رشد و توسعه جایگاه و نقش آن را در توسعه اقتصادی –اجتماعی جوامع با در نظر گرفتن گسترش سریع اینترنت و شبکه های ارتباطی و اطلاعاتی از قبیل ماهواره ها و تغییر نگرش مردم در کسب اطلاعات و برقراری ارتباط نسبت به قدیم وتاثیر آن در بهروری مورد بررسی قرار گیرد .

با آنکه فناوری‌‌های‌ جهانی‌ اطلاعات‌ و ارتباطات‌ میزبان‌ فعالیت‌‌های‌ فرامرزی‌ مجازی‌اند، شهروندان‌ غیرمجازی‌ که در مکان‌‌های‌ واقعی‌ مستقرند، فعالیت‌‌های‌ مجازی‌ را تجربه‌ می‌کنند. به‌ معنای‌ دقیق‌ کلمه‌، دولت‌‌های‌ ملی‌ علاقه‌مند به‌ مقررات‌گذاری‌ این‌ فعالیت‌ها هستند.
فناوری‌‌های‌ جهانی‌ اطلاعات‌ و ارتباطات‌ (ICTs) می‌تواند تحولات‌ فوق‌العاده‌ سیاسی‌، فرهنگی‌ و اقتصادی‌ قرن ‌بیست‌ویکم‌ را تسریع‌ کند. کری‌ (۲۸:۱۹۹۸) پیش‌بینی‌ می‌کند که‌ سیستم‌‌های‌ جهانی‌ ارتباطی‌ همچون‌ اینترنت‌محیط‌ های‌ طبیعی‌ و نمادین‌ را در سراسر جهان‌ دگرگون‌ خواهند کرد، درست‌ همان‌طور که‌ تلگراف‌، تلفن‌ و راه‌آهن‌ در قرن‌ نوزدهم‌ و اوایل‌ قرن‌ بیستم‌ باعث‌ تحول‌ چشم‌انداز‌های‌ ملی‌ و بین‌المللی‌ شدند.

امروزه در هر اداره يا سازماني يكي از مشكلات بزرگ براي كاركنان و مراجعين روش نامه نگاري گردش و پيگيري آن است كه  روش هاي سنتي، با توجه به توسعه سازمان ها جوابگوي نيازها نيست. با رشد و توسعه فناوري كامپيوتر و پيدايش صنعت بزرگ فناوري اطلاعات براي مشكل فوق چاره اي انديشيده شد.

اتوماسيون اداري هديه صنعت فناوري اطلاعات به بروكراسي اداري است ، ايده اي نو كه عمر آن در ايران به بيش از يك دهه نمي رسد. اتوماسيون اداري محدود به يك نرم افزار كامپيوتري براي ثبت نامه ها و چرخش آن ها در يك سازمان نمي باشد بلكه يك نوع تفكر مبتني بر فناوري جديد است كه مديران و كارشناسان را در اتخاذ تصميمات بهتر، قاطع‌تر و درست‌تر ياري مي‌كند.

فناوری اطلاعات و ارتباطات به منزله ابزار مدیریت فرهنگی

عدم توسعه در حوزه فرهنگ و عدم مطابقت آن با محیط باعث لطمات جبران ناپذیری از‌‌ ‌لحاظ کیفی و کمی در تمامی ابعاد آن چه از لحاظ محتوایی و چه از لحاظ ابزاری وارد‌ ‌می‌د‌سازد. با توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات می توان جلوی تکرار تجربه تلخ از بین رفتن کتابخانه‌‌های غنی‌ ‌را گرفت.‌ ‌با توسعه این فناوری می‌‌توان، دایره مخاطبان را گسترده کرد. به حدی که بسیاری از دشمنان دین و‌ ‌مکتب شنوای پیام شما شوند. با این توسعه، می توان پذیرش و هضم مفاهیم دینی را‌ ‌آسان‌تر و پررنگ‌تر نمود. با نگرش توسعه به فناوری اطلاعات و ارتباطات، می توان حوزه فرهنگ را موثرتر، قابل‌‌ ‌پذیرش‌‌تر و پویاتر نمود. آیا شخصیتهایی که دلسوز جامعه و نظام دین هستند.‌‌ ‌حاضرند از توسعه فناوری های نوین چشم پوشی کنند و از ابزارهای لازم و سیستمهای مدیریتی آن پرهیز‌ ‌کنند.‌‌

فن آوری اطلاعات و ارتباطات

امروزه به کمتر سازمانی بر می خوریم که بحث فناوری اطلاعات و ارتباطات در آنجا مطرح نبوده و به یکی از دغدغه های مدیران آن مبدل نشده باشد. در دنیای کنونی، دیگر کارشناسان و مدیران، بدون تسلط و آشنایی با دانش فناوری اطلاعات، راه سخت تری را نسبت به سایر مدیران هم تراز خود در پیش رو دارند. بدیهی است که فرصت های زیادی را هم ممکن است از دست بدهند و یا ناخودآگاه در اختیار رقبا قرار دهند. جالب است بدانید در بسیاری از ادارات و سازمانها تصور اینکه یک روز کاری را بدون استفاده از کامپیوتر و سایر تجهیزات کامپیوتری خود سپری کنند غیرممکن به نظر می رسد. دیگر در همه جا بکارگیری فناوری های جدید اطلاعاتی و ارتباطی به منظور افزایش دقت و سرعت درتهیه و توزیع اطلاعات و کیفیت ارتباطات در سازمان با هدف نهایی تعالی سازمان و بهبود کیفیت ارائه محصولات و خدمات مطابق با نیاز مشتری و حتی ورای انتظار مشتری ضروری به نظر می رسد.

تاثیر فناوری اطلاعات بر سازمان، جامعه و فرد

در چند دهه اخیر تکنولوژی مدرن اطلاعات بر موقعیت و عملکرد بسیاری از جوامع، سازمانها و افراد اثرات قابل ملاحظه‌ای گذاشته و به موازات پیشرفت های شگرفی که در این زمینه بوجود آمده است، سرنوشت جوامع، سازمانها و افراد هر روز بیش از گذشته به این فناوری مدرن گره می خورد .بدیهی است که در چنین موقعیتی ،شناخت تاثیرات فناوری اطلاعات اهمیت فزاینده ای یافته است .با توجه به این واقعیات باید گفت که فناوری اطلاعات یکی از عوامل مهم محیطی به شمار می آید که بر موقعیت ، عملکرد و سرنوشت جوامع، سازمانها و افراد اثرات جدی می گذارد.

چشم اندازهای دولت الکترونیک

یکی از سیاست های کلان نظام و دولت جمهوری اسلامی ایران در برنامه سوم توسعه اجتماعی و اقتصادی کشور، استفاده هر چه بیشتر و بهتر از امکانات جدید الکترونیک و مخابرات و رایانه است که امروزه تحت عنوان فناوری اطلاعات و ارتباطات یا ICT شناخته می شود. متاسفانه به رغم وجود امکانات مختلف سخت افزاری و نرم افزاری در سازمان ها و ادارات دولتی، به علت عدم استفاده بهینه از آنها، فاصله بسیار زیاد و چشمگیری میان سطح دانش فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشور و دیگر نقاط جهان وجود دارد. این فاصله خود به شاخصی برای شناسایی میزان عدم توسعه یافتگی کشور در سطح بین المللی تبدیل شده است. از سوی دیگر راهبردهای مصوب و کلان توسعه بلندمدت کشور مبنی بر کاهش بدنه دولت و واگذاری امور تصدی گری به بخش خصوصی و افزایش توان نظارتی و اعمال حاکمیت در بخش های مختلف نظام سیاسی- اداری، ضرورت استفاده از شیوه های جدید و فناوری های نوین را آشکار می سازد. برنامه کلی دولت در این زمینه تحت عنوان توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات (تکفا) چند سالی است در دست اقدام و اجرا است. یکی از طرح های این برنامه تحقق دولت الکترونیک است.

Google Talk

در دنیای امروز اگر فردی نتواند در اینترنت درست جستجو کند و یا از آن برای ارسال و دریافت اطلاعات استفاده ننماید بیسواد خوانده می شود اما روزی خواهد رسید که جستجو در اینترنت و پیدا کردن آنچه که مورد نظر شماست مثل آشپزی و شکار در زمان غارنشینی مهم و حیاتی خواهد شد!

در اینجا قصد داریم چند ترفند ساده را در زمینه استفاده از Google talk عنوان نماییم

Google Talk محیط ساده ای دارد و اثری از تبلیغاتی که در yahoo messenger  وجود دارد نیست:

1. ساده بودن آن

2. امکانات قابل توجه

3. سرعت بالا

4. کیفیت بالای کنفرانس‌های صوتی

و.........

بيش از يك دهه است كه در كشور تحليلگران و طراحان سيستم‌هاي اداري سعي كرده‌اند گردش مكاتبات اداري را در سازمان‌هاي خود مكانيزه كنند. با توجه به انگيزه مديريت عالي و امكانات هر سازمان اين تلا‌ش‌ها از كمترين سطح تا بالا‌ترين سطح را هدف قرار داده است. در اين 10سال، كمتر سازماني را مي‌توان يافت كه هيچ تلا‌شي در اين زمينه نداشته باشد. در اين مدت هزاران نرم‌افزار توسط سازمان‌ها تهيه يا به صورت آماده خريداري شده و ميلياردها تومان بودجه صرف اين كار شده است اما امروز تعداد سازمان‌هايي كه موفق به اتوماسيون كامل مكاتبات اداري شده‌اند از انگشتان دست تجاوز نمي‌كند، علت چيست؟ در خصوص اين سؤال دلايل زيادي بيان شده است. ناقص بودن نرم‌افزار، خرابي شبكه، كمبود امكانات سخت‌افزاري و ....

هنگامی که پای کامپیوتر به میان می آید هر کسی نیاز به سرعت بالا و انجام شدن هر چه سریع تر کارها دارد. برای مثال زیاد اتفاق می افتد که کارمندان در ادارات تحت فشارکارفرمایان یا رئیس خود قرار بگیرند که کاری را سریع تحویل دهند، و غیره. در این صورت، همیشه دانستن و استفاده از میانبرهای صفحه کلید (Keyboard shortcuts  به معنی انجام فرامین متداول با کلید های ترکیبی صفحه کلید رایانه به جای استفاده از منوها و راست کلیک کردن) می تواند نقش موثری در افزایش سرعت کار و بهره وری بالا تر داشته باشد. به این ترتیب صدها نوع میانبر صفحه کلید های به طور کلی به وجود آمده و حتی میانبرهای صفحه کلید برای هر نرم افزاری به طور مجزا وجود دارد.

در این مقاله ما قصد داریم برخی از مهمترین میانبر های صفحه کلید ارائه شده در ویندوز را خدمت شما خوانندگان گرامی معرفی نمائیم. برخی از این موارد را خیلی ها به خوبی شناخته و به طور منظم از آن استفاده می کنند اما برخی از آنها نیز ممکن است برای شما اولین بار باشد که معرفی می شود و قبلا آن را نمی دانستید!

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است.
در این میان از دهه ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیت های اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم های اطلاعاتی و تکامل سیستم های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.

امروزه بیشتر اداره‌ها و سازمان‌های دولتی كشور ـ به‌دلیل وجود بروكراسی اداری و انجام نشدن درست كارها و نود نظارت كافی بر روند انجام مراحل اداری ـ با انبوهی از خلاف‌های اداری، مالی و نارضایتی مراجعان روبرو هستند.
در این نوشتار كوشش می‌شود تا دست‌آوردهای اتوماسیون اداری، در زمینهٔ اینگونه مفاسد و مشكلات اداری، شناخته شود.
درباره سودمندی اتوماسیون اداری شرکت‌ها و ادارات بحث‌هایی بسیار مطرح شده است، اما بیشتر کارشناسان برای اثبات آن به ابعاد اقتصادی و مدیریتی آن پرداخته‌اند. امکان تبادل سریع مکاتبات، سادگی روند پیگیری مكاتبات، جلوگیری از ثبت‌های چندباره، جلوگیری از تكثیر بی‌مورد مكاتبات، امكان طبقه‌بندی مكاتبات در رده‌های گوناگون و جست‌وجوی سریع آنها، امكان بررسی عملكرد كارمندان و بخش‌های گوناگون سازمان و امكان سازماندهی درست دستگاه‌ها با توجه به اطلاعات دقیق جریان مكاتبات و فعالیت‌ها، دلایلی هستند كه از همین دیدگاه سرچشمه می‌گیرد.

رسیدن به زندگی بدون کاغذ مزایای زیادی برای ما و محیط پیرامونمان دارد، حتی اگر به موضوعات مرتبط با حفظ محیط زیست هم علاقمند نباشید، این کار حداقل باعث کاهش هزینه خرید کاغذ (که این روزها رقم چشمگیری می‌شود) و کاهش درهم ریختگی محیط پیرامونمان شده و منجر به مدیریت هرچه بهتر امور می‌شود. در ادامه با ۶ روش موثر برای کنار گذاشتن کاغذ در محیط‌های کاری و منازل آشنا می‌شوید.

وقتي كه كيس كامپيوتري را باز مي كنيد بزرگترين بردي كه داخل آن مي بينيدmotherboard  و آن بردي است كه پروسسور و رم روي آن قرار مي گيرند همه درايوهاي شما اعم از هارد ديسكCD-ROM و فلاپي درايو به وسيله يك كابل به  motherboard متصل هستند و اطلاعات درايوها و پروسسور و رم در حال انتقال هستند و اين زماني است كه برنامه اي در حال اجرا شدن باشد يا فايلي ذخيره مي شود و مانند آن. كارت هاي شبكه مودم، صدا و گرافيك به وسيله اسلات هايmotherboard  به آن وصل مي شوند و زماني كه شما در اينترنت گشت و گذار مي كنيد يا در حال اجراي يك بازي كامپيوتري هستيد يا به يك موسيقي كه ازكامپيوتر پخش مي شود گوش مي دهيد و مي توانيد برنامه هايي كه در حال اجرا است ازمانيتور ببينيد به اين معني است كه اطلاعات بين اين كارتها وmotherboard  و پروسسور در حال رد و بدل است همچنين مادربرد چند چيپ دارد كه به آنها چيپ ست وsuper I/O controller گويند و اين چيپ ها كه نقل انتقال اطلاعات بين پروسسور و ديگر اجزا راممكن مي سازند

دردنیای امروز اکثر اطلاعات از طریق کانال های شبکه‌ای منتقل می‌شوند. شبکه و سیستم‌های انتقال اطلاعات مبنا و پایه کارهای روزمره ما هستند. ارتباطات تلفنی، اینترنت، شبکه‌های کوچک خانگی یا شرکتی، شبکه‌های بین بانکی،معاملات پولی تنها مثال‌هایی از این نیاز بشر هستند.

یکی از معیارهای سنجش کشورهای پیشرفته، توانایی آنها در انتقال و مخابره اطلاعات است. هر چه سرعت مخابره اطلاعات بیشتر باشد، آن کشور از صنعت،فناوری و دانش بالاتری برخوردار است. در دنیایی که زمان حرف اول را می‌زند،جنگ بر سر به دست آوردن ثانیه‌هاست.

اما به راستی شبکه چیست؟ چقدر با مفاهیم اولیه شبکه آشنایی دارید؟ در پس اتصال دو تا کامپیوتر به یکدیگر چه می‌گذرد؟

شرح در ادامه مطلب ...........

از دست رفتن اطلاعات یکی از مهمترین و پرمخاطره ترین مسائلی است که همواره مدیران سرور ها با آن روبرو هستند و به همین سبب روش های بسیار گوناگونی برای مقابله با چنین مشکلاتی در دنیای کامپیوتر پیش بینی شده است. از همین رو مدیر سرور همواره می بایست از اطلاعات مهم خود بصورت منظم نسخه پشتیبان تهیه و این اطلاعات را خارج از فضای سرور اصلی نگهداری نماید. چرا که به دلایلی متعدد همواره این احتمال وجود دارد که دسترسی به اطلاعات موجود بر روی سرور با مشکل روبرو گردد. در کلیه سرور های مجازی ، ابرسرور و هایبرید سرور پارس پک یک فضای پشتیبان رایگان برای کاربران در نظر گرفته شده است که مدیران سرور ها به آسودگی می توانند داده های مهم خود را بر روی آن انتقال دهند. در ادامه نحوه استفاده از این خدمات توضیح داده می شود.

شرح کامل در ادامه مطلب .........

دوره ای بود که برای اشتراک گذاری فایل ها بین تلفن همراه که از سیستم عامل محبوب اندروید ( android ) بهره می گیرد و کامپیوتر شخصی که معمولا از سیستم عامل ویندوز در آن استفاده می شود می بایست از کابل USB استفاده می شد ، اما دیگر این دوران سپری شده است. در هر نقطه ای که توقف می کنیم در منزل یا دفتر کار معمولا گوشی تلفن همراه شما به شبکه وایرلس ( Wi-Fi ) متصل است. مضاف بر آن، احتمالا برایتان پیش آمده است که می خواهید فایلی را از روی گوشی خود به کامپیوتر منتقل کنید اما کابل USB آن را همراه ندارید و حسابی با مشکل روبرو شده اید. در این مقاله اپلیکیشن مبتنی بر android به شما معرفی خواهیم کرد که بسادگی به کمک آن می توانید فایل های خود را میان کامپیوتر خود که از ویندوز استفاده می کند و گوشی تلفن همراه که از اندروید استفاده می کند به اشتراک بگذارید.

يک کارت گرافيک پيشرفته، يک برد مدار چاپی بهمراه حافظه و يک پردازنده اختصاصی است . پردازنده با هدف انجام محاسبات مورد نياز  گرافيکی ، طراحی شده است . اکثر پردازنده های فوق دارای دستورات اختصاصی بوده که بکمک آنها می توان عمليات گرافيک را انجام داد. کارت گرافيک دارای اسامی متفاوتی نظير : کارت ويدئو ، برد ويدئو ، برد نمايش ويدئوئی ، برد گرافيک ، آداپتور گرافيک و آداپتور ويدئو است .

شرح کامل درادامه مطلب ..........

امروزه از کابل های مختلفی در شبکه ها استفاده می گردد .نوع و سیستم کابل کشی استفاده شده در یک شبکه بسیار حائز اهمیت است . در صورتی که قصد داشتن شبکه ای را داریم که دارای حداقل مشکلات باشد و بتواند با استفاده مفید از پهنای باند به درستی خدمات خود را در اختیار کاربران قرار دهد ، می بایست از یک سیستم کابلینگ مناسب ، استفاده گردد . در زمان طراحی یک شبکه می بایست با رعایت مجموعه قوانین موجود در خصوص سیستم کابلینگ، شبکه ای با حداقل مشکلات را طراحی نمود .با این که استفاده از شبکه های بدون کابل نیز در ابعاد وسیعی گسترش یافته است ، ولی هنوز بیش از 95 درصد سازمان ها و موسسات از سیستم های شبکه ای مبتنی بر کابل، استفاده می نمایند .

به ادامه مطلب بروید ............

در گام اول افرایش سرعت ؛ به عوامل مختلف بستگی دارد:

در وهله اول با بهینه کردن سخت افزارهایی چون مودم، پردازنده و رم، به طور کلی کامپیوتر شما از قدرت بیشتری برخوردار خواهد شد که از جمله در هنگام کار با اینترنت نیز خود را نشان خواهد داد.

ISP - یا سرویس دهنده اینترنت یعنی کسی که شما از آن حساب اینترنت می خرید بسیار مهم است. و هرچه این مرکز از امکانات و قدرت بیشتر، یا خطوط پرسرعت تر برخودار باشد، به طور مستقیم در سرعت اینترنت شما هم تأثیرگذار خواهد بود. نکته دیگر اینکه سرعت برقراری یک ارتباط عادی به طور معمول باید بیشتر از ۳۰ kb/s باشد.

در نهایت یک سری ترفندها و نکات نرم افزاری در این زمینه راه گشاست. موارد بالا را به عهده شما می گذاریم و چند ترفند و نکته نرم افزاری برای بالابردن سرعت در هنگام کار با اینترنت در اینجا بیان می کنیم:

به ادامه مطلب بروید .........

شاید به نظر خیلی از كاربران استفاده نكردن از كاغذ در بایگانی اسناد و مدارك توسط شركت‌ها و سازمان‌ها مسأله مهمی‌نباشد، اما اگر سری به سازمان‌های بزرگ همچون سازمان تأمین اجتماعی، ثبت احوال و حتی روزنامه‌های كثیرالانتشار بزنید متوجه می‌شوید كه مصرف كاغذ در این سازمان‌ها چقدر زیاد است و به مرور زمان نیز بایگانی این كاغذها، دسترسی به آنها و پیدا كردن یك سندخاص در میان حجم انبوهی از كاغذ، چقدر سخت و دشوار است!

شرح کامل در ادامه .........

از آن جايي که طيف وسيعي از حمله ها از طريق مرورگر انجام مي شوند؛ يکي از بهترين راه ها براي تجربه امن وب، استفاده از يک ماشين مجازي (Virtual Machine) يا مرورگر مجازي سازي شده (Virtualized Browser) است. شرکت Dell يک مرورگر به نام KACE (www.kace.com) عرضه کرده است که فاير فاکس 3.6 را به همراه Adobe Reader و فلش؛ به طور مجازي در اختيار شما قرار مي دهد. بدافزار هايي که به خاطر حفره هاي امنيتي فايرفاکس، ريدر يا فلش به شما هجوم آورده اند؛ فقط در درون ماشين مجازي موجود خواهند بود و بيرون نمي آيند. خبر بدي است؟ زماني که کار به جا هاي باريک بکشد و مجبور بشويد فاير فاکس مجازي را فلاش (Flush) کنيد؛ تمام تنظيمات – اطلاعات – بوکمارک ها – آپديت ها و پلاگ اين ها و کلا هر چيزي که در فايرفاکس از آن استفاده مي کرديد، نابود خواهد شد!

پس راه ديگري که داريد اين است که از يکي از نرم افزار هاي Virtual PC 2007 (www.microsoft.com) و يا VM Ware Player (www.vmware.com) استفاده نماييد. هر دو رايگان هستند و هم مايکروسافت و هم VM مرورگر را در اختيارتان مي گذارند. مايکروسافت ويندوز ويستا يا ايکس پي را با IE8 و VM Ware اوبونتو با فايرفاکس را به شما ارائه مي دهد. پس از بين اين 3 گزينه اي که به شما معرفي شد؛ دريافتيم که هر يک عيب و حسن مخصوص به خود را دارند. در مورد KACE توضيح داديم. غير از آن بايد بدانيد که: در VM Ware ، لينوکس واقعا سيستم عامل امني است اما خيلي از افرادي که از ابتدا فقط با ويندوز کار مي کردند ممکن است به آن عادت نکنند و آن را کنار بگذارند (ربطي ندارد که گيک باشيد يا نه!). اشکال بزرگ مايکروسافت هم اين است که بعد از 3 ماه باطل مي شود و بايد دوباره آن را دانلود کنيد.

بقیه در ادامه ............

امنیت اطلاعات یعنی حفاظت از اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی از فعالیت غیرمجاز. این فعالیت ها عبارتند از دسترسی، استفاده، افشاء، خواندن، نسخه برداری یا ضبط، خراب کردن، تغییر، دستکاری.واژه های امنیت اطلاعات، امنیت کامپیوتری و اطلاعات مطمئن گاها به اشتباه به جای هم بکاربرده میشود. اگر چه اینها موضوعات به هم مرتبط هستند و همگی دارای هدف مشترک حفظ محرمانگی اطلاعات، یکپارچه بودن اطلاعات و قابل دسترس بودن را دارند ولی تفاوت های ظریفی بین آنها وجود دارد. این تفاوت ها در درجه اول در رویکرد به موضوع امنیت اطلاعات، روش های استفاده شده برای حل مسئله، و موضوعاتی که تمرکز کرده اند دارد.

امنیت کامپیوتر در حصول اطمینان از در دسترس بودن و عملکرد صحیح سیستم کامپیوتری تمرکز دارد بدون نگرانی از اطلاعاتی که توسط این سیستم کامپیوتری ذخیره یا پردازش می شود. برای افراد، امنیت اطلاعات تاثیر معنی داری بر حریم خصوصی دارد. البته در فرهنگ های مختلف این مفهوم حریم خصوصی تعبیرهای متفاوتی دارد.

ما در عصر دیجیتال زندگی می کنیم؛ بسیاری آنقدر در زندگی های دیجتالی مان غرق شده ایم که اگر یک روز اینترنت و گجت هایمان را از ما بگیرند، احساس نا امیدی و یأس خواهیم کرد. پیداست که در دنیای دیجیتال، تنها سرعت و ارتباطات فوق العاده نیست که نصیبمان می شود. گاهی نیز ویروس ها، تروجان ها، نقایص امنیتی و غیره و غیره باعث می شوند که اطلاعاتمان از دست برود و بدتر این که: اطلاعاتمان را به دست افرادی می رسانند که هرگز نمی بایست به آن ها دسترسی پیدا می کردند. در این سری مقاله می خواهیم راه هایی را به شما معرفی کنیم تا بتوانید پی سی هایتان را هر چه بهتر کنترل نمایید و از دست این کد های مخرب مزاحم خلاص شوید. پس همراهمان باشید.

به ادامه بروید .......