امروزه در هر اداره يا سازماني يكي از مشكلات بزرگ براي كاركنان و مراجعين روش نامه نگاري گردش و پيگيري آن است كه  روش هاي سنتي، با توجه به توسعه سازمان ها جوابگوي نيازها نيست. با رشد و توسعه فناوري كامپيوتر و پيدايش صنعت بزرگ فناوري اطلاعات براي مشكل فوق چاره اي انديشيده شد.

اتوماسيون اداري هديه صنعت فناوري اطلاعات به بروكراسي اداري است ، ايده اي نو كه عمر آن در ايران به بيش از يك دهه نمي رسد. اتوماسيون اداري محدود به يك نرم افزار كامپيوتري براي ثبت نامه ها و چرخش آن ها در يك سازمان نمي باشد بلكه يك نوع تفكر مبتني بر فناوري جديد است كه مديران و كارشناسان را در اتخاذ تصميمات بهتر، قاطع‌تر و درست‌تر ياري مي‌كند.

فناوری اطلاعات و ارتباطات به منزله ابزار مدیریت فرهنگی

عدم توسعه در حوزه فرهنگ و عدم مطابقت آن با محیط باعث لطمات جبران ناپذیری از‌‌ ‌لحاظ کیفی و کمی در تمامی ابعاد آن چه از لحاظ محتوایی و چه از لحاظ ابزاری وارد‌ ‌می‌د‌سازد. با توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات می توان جلوی تکرار تجربه تلخ از بین رفتن کتابخانه‌‌های غنی‌ ‌را گرفت.‌ ‌با توسعه این فناوری می‌‌توان، دایره مخاطبان را گسترده کرد. به حدی که بسیاری از دشمنان دین و‌ ‌مکتب شنوای پیام شما شوند. با این توسعه، می توان پذیرش و هضم مفاهیم دینی را‌ ‌آسان‌تر و پررنگ‌تر نمود. با نگرش توسعه به فناوری اطلاعات و ارتباطات، می توان حوزه فرهنگ را موثرتر، قابل‌‌ ‌پذیرش‌‌تر و پویاتر نمود. آیا شخصیتهایی که دلسوز جامعه و نظام دین هستند.‌‌ ‌حاضرند از توسعه فناوری های نوین چشم پوشی کنند و از ابزارهای لازم و سیستمهای مدیریتی آن پرهیز‌ ‌کنند.‌‌

فن آوری اطلاعات و ارتباطات

امروزه به کمتر سازمانی بر می خوریم که بحث فناوری اطلاعات و ارتباطات در آنجا مطرح نبوده و به یکی از دغدغه های مدیران آن مبدل نشده باشد. در دنیای کنونی، دیگر کارشناسان و مدیران، بدون تسلط و آشنایی با دانش فناوری اطلاعات، راه سخت تری را نسبت به سایر مدیران هم تراز خود در پیش رو دارند. بدیهی است که فرصت های زیادی را هم ممکن است از دست بدهند و یا ناخودآگاه در اختیار رقبا قرار دهند. جالب است بدانید در بسیاری از ادارات و سازمانها تصور اینکه یک روز کاری را بدون استفاده از کامپیوتر و سایر تجهیزات کامپیوتری خود سپری کنند غیرممکن به نظر می رسد. دیگر در همه جا بکارگیری فناوری های جدید اطلاعاتی و ارتباطی به منظور افزایش دقت و سرعت درتهیه و توزیع اطلاعات و کیفیت ارتباطات در سازمان با هدف نهایی تعالی سازمان و بهبود کیفیت ارائه محصولات و خدمات مطابق با نیاز مشتری و حتی ورای انتظار مشتری ضروری به نظر می رسد.

تاثیر فناوری اطلاعات بر سازمان، جامعه و فرد

در چند دهه اخیر تکنولوژی مدرن اطلاعات بر موقعیت و عملکرد بسیاری از جوامع، سازمانها و افراد اثرات قابل ملاحظه‌ای گذاشته و به موازات پیشرفت های شگرفی که در این زمینه بوجود آمده است، سرنوشت جوامع، سازمانها و افراد هر روز بیش از گذشته به این فناوری مدرن گره می خورد .بدیهی است که در چنین موقعیتی ،شناخت تاثیرات فناوری اطلاعات اهمیت فزاینده ای یافته است .با توجه به این واقعیات باید گفت که فناوری اطلاعات یکی از عوامل مهم محیطی به شمار می آید که بر موقعیت ، عملکرد و سرنوشت جوامع، سازمانها و افراد اثرات جدی می گذارد.

چشم اندازهای دولت الکترونیک

یکی از سیاست های کلان نظام و دولت جمهوری اسلامی ایران در برنامه سوم توسعه اجتماعی و اقتصادی کشور، استفاده هر چه بیشتر و بهتر از امکانات جدید الکترونیک و مخابرات و رایانه است که امروزه تحت عنوان فناوری اطلاعات و ارتباطات یا ICT شناخته می شود. متاسفانه به رغم وجود امکانات مختلف سخت افزاری و نرم افزاری در سازمان ها و ادارات دولتی، به علت عدم استفاده بهینه از آنها، فاصله بسیار زیاد و چشمگیری میان سطح دانش فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشور و دیگر نقاط جهان وجود دارد. این فاصله خود به شاخصی برای شناسایی میزان عدم توسعه یافتگی کشور در سطح بین المللی تبدیل شده است. از سوی دیگر راهبردهای مصوب و کلان توسعه بلندمدت کشور مبنی بر کاهش بدنه دولت و واگذاری امور تصدی گری به بخش خصوصی و افزایش توان نظارتی و اعمال حاکمیت در بخش های مختلف نظام سیاسی- اداری، ضرورت استفاده از شیوه های جدید و فناوری های نوین را آشکار می سازد. برنامه کلی دولت در این زمینه تحت عنوان توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات (تکفا) چند سالی است در دست اقدام و اجرا است. یکی از طرح های این برنامه تحقق دولت الکترونیک است.

Google Talk

در دنیای امروز اگر فردی نتواند در اینترنت درست جستجو کند و یا از آن برای ارسال و دریافت اطلاعات استفاده ننماید بیسواد خوانده می شود اما روزی خواهد رسید که جستجو در اینترنت و پیدا کردن آنچه که مورد نظر شماست مثل آشپزی و شکار در زمان غارنشینی مهم و حیاتی خواهد شد!

در اینجا قصد داریم چند ترفند ساده را در زمینه استفاده از Google talk عنوان نماییم

Google Talk محیط ساده ای دارد و اثری از تبلیغاتی که در yahoo messenger  وجود دارد نیست:

1. ساده بودن آن

2. امکانات قابل توجه

3. سرعت بالا

4. کیفیت بالای کنفرانس‌های صوتی

و.........

بيش از يك دهه است كه در كشور تحليلگران و طراحان سيستم‌هاي اداري سعي كرده‌اند گردش مكاتبات اداري را در سازمان‌هاي خود مكانيزه كنند. با توجه به انگيزه مديريت عالي و امكانات هر سازمان اين تلا‌ش‌ها از كمترين سطح تا بالا‌ترين سطح را هدف قرار داده است. در اين 10سال، كمتر سازماني را مي‌توان يافت كه هيچ تلا‌شي در اين زمينه نداشته باشد. در اين مدت هزاران نرم‌افزار توسط سازمان‌ها تهيه يا به صورت آماده خريداري شده و ميلياردها تومان بودجه صرف اين كار شده است اما امروز تعداد سازمان‌هايي كه موفق به اتوماسيون كامل مكاتبات اداري شده‌اند از انگشتان دست تجاوز نمي‌كند، علت چيست؟ در خصوص اين سؤال دلايل زيادي بيان شده است. ناقص بودن نرم‌افزار، خرابي شبكه، كمبود امكانات سخت‌افزاري و ....

هنگامی که پای کامپیوتر به میان می آید هر کسی نیاز به سرعت بالا و انجام شدن هر چه سریع تر کارها دارد. برای مثال زیاد اتفاق می افتد که کارمندان در ادارات تحت فشارکارفرمایان یا رئیس خود قرار بگیرند که کاری را سریع تحویل دهند، و غیره. در این صورت، همیشه دانستن و استفاده از میانبرهای صفحه کلید (Keyboard shortcuts  به معنی انجام فرامین متداول با کلید های ترکیبی صفحه کلید رایانه به جای استفاده از منوها و راست کلیک کردن) می تواند نقش موثری در افزایش سرعت کار و بهره وری بالا تر داشته باشد. به این ترتیب صدها نوع میانبر صفحه کلید های به طور کلی به وجود آمده و حتی میانبرهای صفحه کلید برای هر نرم افزاری به طور مجزا وجود دارد.

در این مقاله ما قصد داریم برخی از مهمترین میانبر های صفحه کلید ارائه شده در ویندوز را خدمت شما خوانندگان گرامی معرفی نمائیم. برخی از این موارد را خیلی ها به خوبی شناخته و به طور منظم از آن استفاده می کنند اما برخی از آنها نیز ممکن است برای شما اولین بار باشد که معرفی می شود و قبلا آن را نمی دانستید!

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است.
در این میان از دهه ۱۹۶۰ که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیت های اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم های اطلاعاتی و تکامل سیستم های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.

امروزه بیشتر اداره‌ها و سازمان‌های دولتی كشور ـ به‌دلیل وجود بروكراسی اداری و انجام نشدن درست كارها و نود نظارت كافی بر روند انجام مراحل اداری ـ با انبوهی از خلاف‌های اداری، مالی و نارضایتی مراجعان روبرو هستند.
در این نوشتار كوشش می‌شود تا دست‌آوردهای اتوماسیون اداری، در زمینهٔ اینگونه مفاسد و مشكلات اداری، شناخته شود.
درباره سودمندی اتوماسیون اداری شرکت‌ها و ادارات بحث‌هایی بسیار مطرح شده است، اما بیشتر کارشناسان برای اثبات آن به ابعاد اقتصادی و مدیریتی آن پرداخته‌اند. امکان تبادل سریع مکاتبات، سادگی روند پیگیری مكاتبات، جلوگیری از ثبت‌های چندباره، جلوگیری از تكثیر بی‌مورد مكاتبات، امكان طبقه‌بندی مكاتبات در رده‌های گوناگون و جست‌وجوی سریع آنها، امكان بررسی عملكرد كارمندان و بخش‌های گوناگون سازمان و امكان سازماندهی درست دستگاه‌ها با توجه به اطلاعات دقیق جریان مكاتبات و فعالیت‌ها، دلایلی هستند كه از همین دیدگاه سرچشمه می‌گیرد.